Бухгалтерский учет топливных карт
Учет топливных карт
Если говорить об учете топливных карт, то это отдельная форма оплаты, используемая для приобретения топлива. В настоящее время топливные карты для предприятий и индивидуальных предпринимателей широко распространены практически на всех АЗС.
Использование топливных карт
Если вы используете топливные карты в качестве способа оплаты, следует учитывать ограничения.
К ним относятся:
- Вы не можете снимать деньги (наличные) с карты;
- Вы не можете использовать карту для оплаты услуг на АЗС, за исключением автомойки;
- Карта принимается только на тех АЗС, где установлен терминал эмитента.
При оплате топлива картой на АЗС происходит безналичная операция, при этом баланс карты и компании-владельца уменьшается на сумму, равную объему купленного топлива.
Преимущества обработки платежей по топливным картам
Организации с автопарками любого размера могут извлечь выгоду из обработки платежей по топливным картам. Больше не нужно беспокоиться о сборе чеков и счетов-фактур, а также о хлопотах, связанных с выдачей и отслеживанием наличных денег. Топливные карты бывают двух видов:
- Литровые;
- Рублевые.
При использовании литрового баланса стоимость топлива по каждой операции определяется ценой за литр и объемом закупленного топлива. Счет-фактура или УПД (универсальный передаточный документ) по транзакции будет содержать следующую информацию:
- Объем приобретенного топлива.
- Цена за литр.
- Стоимость транзакции.
- Другие существенные детали.
Топливные карты: как они работают
Сделка заключается между продавцом топлива/услуг и покупателем. Она может быть двух видов — оферта или «членство». В любом случае со счета фирмы списываются средства в соответствии с условиями договора. Чтобы контролировать расходы на топливо, крайне важно фиксировать:
- Вид топлива;
- Объем (литры);
- Цена за единицу;
- Общая стоимость.
Заправка и пополнение баланса компании
После заключения договора организации необходимо оплатить топливо, тем самым увеличив средства организации. Баланс компании - система, которая используется поставщиком топлива для хранения и использования средств компании. Все топливные карты привязаны к этой системе. Каждый раз, когда карта используется для заправки или получения возмещения, операции записываются на лицевой счет и проводятся только в пределах средств, находящихся на балансе компании.
Пополнение средств компании
Пополнение баланса компании за счет средств — - главная цель системы топливных карт. Эта система зарекомендовала себя как наиболее успешная, поскольку компания будет иметь дело только со своим поставщиком топлива. Это позволяет упростить документооборот и бухгалтерский учет.
Дебетование / кредитование средств
При покупке топлива на АЗС средства списываются/зачисляются на счет компании. По каждой операции составляется отчет с указанием названия и адреса АЗС, количества, объема и типа топлива.
Балансировка средств
Балансовый отчет компании будет регулярно обновляться, чтобы отражать баланс средств. Таким образом, компании будет проще следить за своими финансами.
Простой способ сэкономить на топливе для водителей
Каждому водителю выдается карта, содержащая полную информацию о расходах на топливо. Это преимущество для водителей, поскольку им не нужно заранее готовить отчеты, хранить квитанции и счета, а также носить с собой деньги.
Топливные карты: расходы компании
Если топливные карты выдаются и компания платит за них, их следует включить в инвентаризацию. После этого их стоимость следует списать на расходы. Необходимо зафиксировать, на каком счете и каким образом учитывается топливо по картам, что определяется внутренней политикой.
Выдача топливных карт: как документировать
Очень важно документировать все топливные карты, выдаваемые сотрудникам. Это обеспечит точность и актуальность записей компании.
Выпуск топливных карт
Все начинается с того, что компания выдает своим сотрудникам топливные карты. Для передачи прав собственности можно оформить документ типа «Акт приема-передачи». После того как сотрудник закончил пользоваться картой, он возвращает ее в компанию тем же способом, вместе с «Актом приема-передачи». После этого карта готова к передаче следующему сотруднику.
Отслеживание топливных карт
Необходимо внедрить метод правильного учета топливных карт, изложив процесс и формы документооборота в локальной политике. Большинство топливных карт не имеют срока действия, но для тех, у кого он есть, условия использования должны быть прописаны в договоре. По окончании срока действия карты должны быть сняты с забалансового учета.
Управление топливом с помощью топливных карт в бухгалтерском отделе
Бухгалтерский учет топлива с использованием топливных карт ведется в соответствии с планами счетов бухгалтерского учета. Два основных счета — 60 и 10.
Топливные карты являются основным компонентом договора на поставку топлива. Для учета операций с поставщиком топлива предусмотрены 60-м счетом.
Полученное топливо учитывается среди товарно-материальных ценностей (продуктов и материалов) на 10-м счете.
Документы, используемые для учетных операций, должны быть предоставлены поставщиком, обычно это стандартный набор:
- счет-фактура (подтверждающий документ);
- выписка по топливной карте о выданном топливе (запись об операции);
Разнонаправленные счета
Бюджетные организации используют отдельный план счетов для документирования ГСМ, приобретаемых по топливным картам. При этом процесс ведения и администрирования счетов, а также оформления необходимых документов не слишком отличается от такового в коммерческой организации. Подробнее об этом можно узнать из письма Минфина от 02.10.2018 № 02−07−10/70752. Минфин также указывает, что для учета топливных карт необходимо открыть забалансовый счет, поскольку сами карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.
Документация
Ежемесячные документы, состоящие из универсального передаточного документа (УПД), счета-фактуры и акта на топливо и услуги, доступны клиентам топливных компаний в трех вариантах: электронный в личном кабинете, бумажные оригиналы, отправленные Почтой России, и копии с цифровой подписью (ЭДО).
Комментарии закрыты.